As reuniões de trabalho são o novo pão nosso de cada dia. Mas será benéfico?
Reuniões de trabalho no Zoom, Teams, BlueJeans, Cisco WebEx, TeamViewer, Google Meet, Skype, True Conf, Slack, GoToMeeting, Fellow, Jitsi Meet e tantas mais plataformas e software disponíveis que difícil é conseguir memorizar tantas opções para um só objetivo: reunir.
Reunir consistente e periodicamente, de forma a que os profissionais se mantenham alinhados nas equipas, nos objetivos, na cultura da empresa. Mas será que a existência persistente de reuniões (meetings como alguns gostam de lhe chamar) é assim tão benéfica?
Número de reuniões por semana. Inquérito da Fellow.APP feito a 530 empresas internacionais em 2021.
1. Terça e Quarta feira são os dias favoritos e o horário? A meio da manhã, entre as 10h e as 12h
Independentemente do setor ou dimensão, há consenso geral. O meio da semana e o meio da manhã são os horários favoritos para reuniões. E os piores dias? Não é difícil adivinhar, segunda e sexta-feira são os dias não.
2. Principais dificuldades em reuniões virtuais (2021): falta de experiência (40%); Problemas técnicos (32%), Envolvimento e participação ativa (18%)
Em média, 15% do tempo despendido em reuniões é ocupado com problemas técnicos e falta de experiência dos colaboradores com as plataformas. Quer isto dizer que, numa reunião de 1h, 9 minutos do tempo de todos os intervenientes é perdido pelas duas principais dificuldades em reuniões virtuais.
3. Desde a pandemia: O tempo passado em reuniões subiu 10%, apesar da duração média de uma reunião ter reduzido 20%
Apesar da frequência de reuniões ter subido (em média temos mais três reuniões por semana do que tínhamos antes da pandemia), assistiu-se a uma redução na duração das reuniões: Veja-se as estatísticas: A quantidade de reuniões curtas (30 minutos ou menos) aumentou 22%, já a quantidade de reuniões longas ( mais de 1 hora), diminuiu 11%.
4. O número de participantes em reuniões subiu para 14% em comparação com anos antes da pandemia
Com a pandemia, as reuniões deixaram de ser um exclusivo da rotina dos executivos, diretores e gestores. Os profissionais abaixo do C-Level têm agora mais reuniões do que em qualquer outra altura. Uma oportunidade para comunicarem perspetivas e pontos de vistas. Apesar do ambiente remoto, as empresas tornaram-se mais plurais e inclusivas.
5. As reuniões 1:1 (um para um) aumentaram 18%
Num estudo recente sobre o Futuro das Reuniões, 85% dos entrevistados diz terem, atualmente, pelo menos reuniões 1:1 com regularidade semanal ou bimensal. Em detalhe, 64% dos entrevistados indicam que têm reuniões 1: 1 uma vez por semana e 21% dos entrevistados têm reuniões 1: 1 numa base quinzenal.
6. 63% das reuniões são conduzidas sem uma agenda e planeamento
A falta de agenda e planeamento de reuniões são apontadas como as principais razões para o insucesso das mesmas. Por outro lado 46% das reuniões não têm um objetivo concreto ou propósito partilhado entre todos os participantes.
7. Feedback das reuniões de trabalho continua a ser incomum ou nenhum
Também num inquérito recente conduzido a CEO e executivos de multinacionais, 23% dos entrevistados indicam que a sua empresa não recolhe feedback de reuniões. E 41% das pessoas disseram que, quando acontece, é muito raramente.
8. Grande parte dos participantes numa reunião não estão, na verdade, na reunião
Num estudo sobre como é que as reuniões estão a afetar a produtividade, 41% dos entrevistados confessam que muitas vezes fazem várias tarefas durante as reuniões e 69% verificam mails com frequência, ou seja, desligam-se da reunião se esta não estiver diretamente relacionado com a sua pessoa. 47% queixam-se que a maior parte das reuniões são tempo perdido.
9. No geral, 67% dos colaboradores queixam-se que o excesso de reuniões atrapalha a produtividade
As marcações de reuniões em excesso podem trazer insatisfação e quebras de produtividade. 45% dos executivos seniores acha que a produtividade pode ser melhorada se as reuniões forem limitadas a um só dia por semana. 44% dos participantes em reuniões frequentes, dizem que reuniões repentinas ou não programadas impedem a concentração no trabalho.
10. Se está relacionado com o aumento de reuniões? Não sabemos, o facto é que o dia de trabalho está mais longo
O white-paper Collaboration during Coronavirus: The impact of Covid-19 on the nature of work do National Bureaus Of Economic Research comprova a perceção que muitos de nós temos: O tempo médio do dia de trabalho aumentou para mais de 48,5 minutos, ou em percentagem, subiu mais 8,2%. Se está relacionado com o aumento de reuniões?
Não sabemos, o que o estudo diz é que são enviados mais e-mails (+ 8,3% do que antes) em horários fora do período normal de trabalho. Será isto um sinal de falta de tempo?